2012-04-09 23:27 / Kategoria: Biznes / Tagi: it · księgowość
Zdjęcie: Zsuzsanna Kilian
Chcesz mieć pełną kontrolę nad księgowością bez straty czasu i pieniędzy? Możesz to osiągnąć, jeśli wiesz o najnowszych rozwiązaniach w prowadzeniu księgowości.
Czego oczekujesz jako przedsiębiorca od swojej księgowości? Po pierwsze abyś miał nad nią pełną kontrolę i aby była prowadzona zgodnie z przepisami o rachunkowości. Po drugie aby zajmowała Ci tak mało czasu jak to tylko możliwe. Po trzecie aby kosztowało Cie to jak najmniej. Tego przynajmniej oczekuje ja.
Po pierwsze potrzebujesz systemu księgowego, który pozwoli Ci na szybkie i intuicyjne tworzenie dokumentów, wprowadzanie kosztów, prowadzenie kadr itd. Twój system musi także umożliwiać eksport danych i generować raporty abyś mógł z perspektywy czasu w łatwy sposób przyjrzeć się swojej działalności – to bardzo ważne. Ostatecznie system księgowy musi w łatwy sposób integrować się z innymi systemami – im bardziej będzie się rozwijać Twoja firma tym większe będzie mieć to znaczenie. Zmiana systemu to utrata danych historycznych i same problemy – nie chcesz tego robić, dlatego musisz wybrać dobrze za pierwszym razem.
Po drugie potrzebujesz porad księgowych w sytuacjach, które są dla Ciebie nowe. Zajmuję się księgowością od 2004 roku i do dzisiaj cały czas spotykam się z nowymi sytuacjami. Zmieniają się przepisy, działalność gospodarcza się rozrasta – zmienia się sposób prowadzenia księgowości. Pewne rzeczy można mocno uprościć jeśli tylko wie się jak. Nie możesz sobie pozwolić na brak dostępu do informacji, ponieważ zaczniesz wtedy tracić dużo czasu.
Po trzecie potrzebujesz płacić jak najmniej. Ceny biur rachunkowych cały czas rosną. Do tego ich jakość jest różna. Miałem okazję korzystać już z kilku biur rachunkowych i różnica potrafi być naprawdę diametralna.
Obecnie, w Polsce mamy właściwie tylko cztery rozwiązania. Prowadzenie księgowości samemu metodą tradycyjną czyli za pomocą długopisu – zdecydowanie nie chcesz tak tego robić. Twój czas jest wart znacznie więcej. Zatrudnić swoją własną księgową w firmie – to rozwiązanie jest tylko dla dużych firm ze względu na koszta, a i tak tego nie polecam, ponieważ księgowa w pewnym momencie zna wszystkie tajemnice firmy i staje się nie do ruszenia. Zlecając księgowość biuru rachunkowemu – to naprawdę polecam ale tylko dla większych spółek, szczególnie tych z pełną księgowością. Jeśli jednak prowadzisz uproszczoną księgowość czyli np. indywidualną działalność gospodarczą poświęć chwilę czasu na zapoznanie się z księgowością online.
Czym jest księgowość online? To rozwiązanie, w którym dostarczany Ci jest system księgowy, z którego możesz korzystać za pomocą przeglądarki internetowej. Poza systemem masz dostęp online do ekspertów z dziedziny rachunkowości. Odpowiadają oni na wszelkie pytania, wypróbuj ich zanim się zdecydujesz. Taki system wylicza również Twój ZUS, podatki oraz inne zobowiązania i pilnuje abyś opłacił je w terminie. Systemy te są napisane w sposób intuicyjny i wymagają naprawdę minimalnej ilości czasu na ich obsługę, a w zamian dostarczają wszystko czego potrzebujesz i jeszcze więcej. Kolejną ich zaletą jest naprawdę dobra cena. Podsumowując, księgowość online spełnia nasze trzy założenia z początku artykułu.
W internecie możesz znaleźć kilka firm oferujących księgowość online, ale którą z nich masz wybrać? Możesz poświęcić trochę czasu i przejrzeć wszystkie osobiście albo skorzystać z tego, że ja już to zrobiłem.
Zdjęcie: Pierre Amerlynck
Poniżej przedstawiam krótki opis dostępnych na rynku systemów księgowości online. Celowo nie zamieszczam tutaj zestawienia w postaci raportu i tabelek, a jedynie krótkie podsumowania. Celem artykułu jest wskazanie Tobie jednego, najlepszego moim zdaniem rozwiązania. W internecie można bez problemu znaleźć „obiektywne” zestawienia, są one jednak pozbawione subiektywnej oceny z punktu widzenia kogoś kto, naprawdę by tych systemów używał. W swojej ocenie nie robiłem zestawień i nie podliczałem punktów. Moja ocena opiera się głównie na testowaniu przez dany okres rozliczeniowy systemu oraz intuicji i doświadczeniu.
ifirma.pl – To była pierwsza firma którą przetestowałem. Skusiłem się kodem promocyjnym na 3 miesiące za darmo. Na plus: posiada infolinię chociaż kiedy na nią zadzwoniłem i tak poproszono mnie o napisanie e-maila. Na minus: mało przyjazny panel systemu księgowego co było dla mnie głównym powodem do odrzucenia. Zadecydował jednak fakt, że po upłynięciu okresu rozliczeniowego dane nie pokrywały się z wyliczeniami przez biuro rachunkowe i nie dostałem konkretnej odpowiedzi dlaczego.
wfirma.pl – druga firma, którą przetestowałem. Na minus: najwyższa cena (400 zł netto za rok). Brak infolinii ale na wszelkie pytania otrzymałem szybką odpowiedź e-mailem. Z mojego doświadczenia wynika, że w przypadku trudniejszych pytań i tak zawsze trzeba napisać e-maila, więc brak infolinii mi osobiście w ogóle nie przeszkadza. Na plus: dobrze wykonany panel systemu księgowego. Intuicyjne menu i formularze. Więcej funkcjonalności systemu niż w pozostałych ofertach. System bardzo mi się spodobał ale chciałem wybrać najlepiej, więc testowałem dalej.
infakt.pl – dużym plusem tego rozwiązania jest oferta cenowa. Do 30 faktur kosztowych możesz korzystać z systemu za darmo. Ciekawą funkcjonalnością jest wprowadzanie danych kontrahenta poprzez numer NIP. System infakt łączy się ze stroną www.stat.gov.pl/regon i na podstawie numeru NIP uzupełnia dane kontrahenta. (aktualizacja tekstu: obecnie wfirma.pl również posiada taką funkcję)
Czy są jeszcze inne firmy? Tak. Dokonałem krótkiego ich przeglądu ale nie dla pełnego okresu rozliczeniowego w odróżnieniu od wyżej opisanych firm. Z tego powodu nie ujmuję ich na tej liście.
W mojej opinii najlepszym rozwiązaniem jest wfirma.pl. Po wejściu na ich stronę zobaczyłem przycisk demo. Fajnie, że ktoś pomyślał o tym, że chciałbym zobaczyć co oferuje bez zmuszania mnie do rejestracji, prawda? Nie wszystkie firmy to oferują. Poklikałem chwilę po menu wchodząc w losowo wybrane miejsca – wszystko jest czytelne i przejrzyste. Nie byłbym sobą gdybym nie sprawdził kodu strony. Okazuje się, że zmieniając wymiary okna przeglądarki elementy panelu automatycznie dostosowują się do nowych rozmiarów okna. Pierwsza myśl w moim umyśle informatyka: korzystają z nowoczesnych rozwiązań, mają dobrze ułożony panel, więc pewnie reszta pod względem technicznym i intuicyjności jest równie dobra.
Zrzut ekranu z panelu demo wfirma.
Założyłem konto w wfirma.pl i zacząłem testy. Na początek musiałem wprowadzić dane z zamknięcia ostatniego miesiąca. Następnie uzupełniłem pozostałe dane takie jak np. mój rachunek bankowy, który będzie umieszczany na fakturach oraz pełne dane firmy. Jeśli odliczana jest strata z poprzedniego roku należy ją również teraz wprowadzić. Na tym właściwie koniec. Jest to naprawdę proste, a jeśli czegoś się nie wie można zapytać.
Teraz można zacząć swobodnie korzystać z systemu. Wprowadzić kontrahentów i koszta, wystawić faktury sprzedaży, wypełnić kadry. Możliwości jest więcej, właściwie jest wszystko co może być potrzebne. System sam wylicza ZUS i podatki, wysyła deklaracje elektroniczne do urzędów i pilnuje aby wszystko zostało zapłacone w terminie. Można w nim wygenerować deklaracje roczne, prowadzić magazyn, kasę itd. Co ważne jest możliwość integracji systemu poprzez API z innymi systemami i można bez krępowania się zadawać pytania dotyczące księgowości i samego systemu poprzez formularz.
Usługi wfirma.pl spełniają wszystkie kryteria, które ustaliłem na początku. Dla przypomnienia: szybkie i intuicyjne tworzenie dokumentów zgodnie z przepisami o rachunkowości, doradztwo księgowe w cenie, możliwość integracji z innymi systemami i dobra cena – za 400 zł netto rocznie dostaję wszystko czego potrzebuje.
Zarejestruj się poprzez ten link: wfirma.pl
Uwaga: Link ten zawiera moje id partnerskie, zarejestruj się z niego. Z chęcią polecam dobry produkt.
Czego spodziewasz się rezygnując ze swojego biura rachunkowego? Będziesz teraz musiał zajmować się tym samemu przez co stracisz więcej czasu? Nic z tych rzeczy. Powiem więcej, nawet zaoszczędzisz!
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego musisz prosić o raporty, rozliczenia, wyciągi i na nie czekać. Za wygenerowanie niektórych rzeczy takich jak np. deklaracje roczne często musisz dodatkowo zapłacić. Korzystając z systemu online po prostu się do niego logujesz, klikasz i masz to czego potrzebujesz. Zaoszczędzasz czas na komunikacji z biurem rachunkowym i czekaniem na potrzebne Ci zestawienia. Szybki dostęp do informacji księgowych bywa czasami naprawdę ważny i w mojej opinii jest niezbędny przy rozwijającej się działalności gospodarczej. Jeśli masz chociaż trochę pojęcia o księgowości zrezygnuj z biura rachunkowego i zacznij korzystać z księgowości online. Nie jesteś pewien czy sobie poradzisz? Nie rezygnuj od razu z biura rachunkowego, złóż konto i przez miesiąc używaj systemu księgowości online za darmo i dopiero wtedy zadecyduj. Jest to banalnie proste i naprawdę wystarczy bardzo podstawowa wiedza o księgowości.
Podsumowując polecam Ci zacząć korzystać z księgowości online. Rozwiązanie te pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze, a także da większą kontrolę nad księgowością. Czego potrzebujesz? Podstawowej wiedzy o księgowości i komputera z dostępem do internetu.
Ja ze wszystkich dostępnych rozwiązań zdecydowałem się na wfirma.pl, ponieważ ich system w mojej opinii jest najbardziej intuicyjny i najlepiej wykonany. Wolę zapłacić 400 zł netto za rok i mieć pewność, że wszystko działa. Czas jaki zaoszczędzę zwróci się wielokrotnie.
Korzystam dla swojej indywidualnej działalności gospodarczej z księgowości online. Używam systemu, który tutaj polecam i jestem zadowolony z tego rozwiązania.
4 komentarze... przeczytaj je i dodaj swój
2012-08-12 - 19:50
Dziękuję za uwagi. Już spieszę tłumaczyć. Czy jest to artykuł sponsorowany? Nie, po prostu nie jestem zbyt dobrym pisarzem. Jako, że jest to właściwie mój pierwszy artykuł tego typu podpatrzyłem styl pisania z innego bloga, który mi przypadł do gustu. Akurat był to blog komercyjny, więc wyszło jak wyszło. Następny będzie w zupełnie innym stylu. Tylko w wfirma jest link. Tak, dlaczego? Bo polecam tylko jeden system. Czy są inne systemy? Tak, znajdzie się ich więcej. O tym dlaczego nie robię pełnego zestawienia piszę w artykule: "Celem artykułu jest wskazanie Tobie jednego, najlepszego moim zdaniem rozwiązania. W internecie można bez problemu znaleźć „obiektywne” zestawienia, są one jednak pozbawione subiektywnej oceny z punktu widzenia kogoś kto, naprawdę by tych systemów używał. W swojej ocenie nie robiłem zestawień i nie podliczałem punktów. Moja ocena opiera się głównie na testowaniu przez dany okres rozliczeniowy systemu oraz intuicji i doświadczeniu." Tak, więc artykuł nie jest rozprawką naukową porównującą wszystkie systemy i wyprowadzeniem dowodu, że ten właśnie jest najlepszy. Jest za to subiektywną oceną systemu z punktu widzenia przedsiębiorcy, który miał okazję pracować na takich systemach, a także na bardziej zaawansowanych typu Enova czy Optima. Mam nadzieję, że komuś pokaże on dobre rozwiązanie bo taki był jego cel. Oczywiście ostateczna decyzja, który system wybierzesz zawsze należy do Ciebie, a ten artykuł ma przede wszystkim zwrócić Twoją uwagę na to konkretne rozwiązanie bo moim zdaniem jest w tej chwili najlepsze.
2014-05-28 - 22:56
Optima jest dobra. Chyba jedyna alternatywa dla Enovy, chociaż osobiście wybieram Enove. Jednak obu tych systemów nie można stawiać na przeciw systemowi typu wfirma, ponieważ to systemy o innym przeznaczeniu biznesowym, skali i kosztach. Wfirma to przede wszystkim system do faktur, który gdzieś tam ma jeszcze magazyn, a system typu Enova to ERP, który jest "kobyłą".
Mariusz Koper
2012-08-12 - 17:43
No a mi to zalatuje artykułem sponsorowanym a już na pewno zapleczem do wfirmy. W końcu tylko w wf jest link (a w zasadzie kilka linków) a do innych stron oferujących księgowość online autor artykuły linków nie dodał. Poza tym jest pełno innych aplikacji jak choćby qfirma.pl gdzie też jest księgowość internetowa.